Pregunta clave: ¿Llevo mis finanzas o contrato a un Contador? Mi experiencia llevando las finanzas de la empresa

Conozcan todos sus costos e ingresos hasta el más mínimo detalle, ello les será de gran utilidad no solo al conversar con potenciales inversionistas sino en la toma de decisiones a medida que el negocio crece…

En 2008, en plena crisis hipotecaria finalicé mis estudios en negocios (MBA) y arranqué nuestra primera compañía en los Estados Unidos, ZulCon. El dinero estaba bien escaso así que conseguir inversionistas era una tarea cuesta arriba así que tenía que administrar el dinero que había para que durara el mayor tiempo posible. Desde el Panera Bread en 8920 S Memorial en Tulsa, Oklahoma trabajé los primeros dos meses preparando el Plan de Negocios. En ese mismo sitio entrevisté a la primera ingeniero que contratamos, realicé llamadas de ventas a potenciales clientes y suplidores incluyendo los artistas gráficos, diseñadores web; e hice conferencias telefónicas con los miembros de la Junta de Consejeros en la que habíamos decidido apoyarnos para las decisiones estratégicas.

Aunque aún no teníamos una oficina estábamos gastando dinero. Se pagaba a la ingeniero, se pagaba a diseñadores y programadores, se pagaba la impresión de material promocional, se pagaba publicidad digital, viajes, gasolina, teléfonos celulares, hospedaje web, en fin; éramos una compañía aunque incipiente, en plena operación comercial y ello requería que se administrara todo y se llevara una CONTABILIDAD.

De manera que una de las primeras decisiones que debimos afrontar y que todo fundador debe manejar más pronto que tarde es cómo llevar la contabilidad de la empresa. Conversaciones con los miembros consejeros y con amigos que manejaban empresas apuntaba a contratar a un CPA (Certified Public Accountant o Contador Público Colegiado); decían era la manera más fácil de llevar la contabilidad y, además garantizar que se cumplía con todos los estándares que exigía la organización que más pánico inflige a muchos empresarios, el IRS (Servicio de Rentas Internas). Qué cómo funciona eso, fácil, uno gasta lo que debe gastar, cobra lo que debe cobrar, guarda copia de los recibos y una vez al mes se le llevan al CPA. Este señor se encarga de montar en sus sistemas de contabilidad todos los gastos e ingresos reportados y con ellos genera los Estados Financieros de la empresa así como los reportes de impuestos que se deben reportar y pagar con la frecuencia que requiere cada caso particular. En ese tiempo en Tulsa un servicio así nos hubiera costado $100 por mes, no suena caro, ¿verdad?

Quienes me conocen saben que soy persona de hacer cosas y que no tengo miedo de aprender. Además de ello durante mis estudios de negocios tomé varias materias de contabilidad y aunque no tenía mucho conocimiento de la materia tributaria en EE.UU. decidí llevar yo mismo la contabilidad. Con dedicada diligencia construí un archivo excel y allí descargaba todos los gastos y los pocos ingresos que teníamos. Diariamente sacaba cuentas del dinero que llegaba gastado, cuánto quedaba, cuándo ingresaría algo. Estaba pendiente de las fechas de pago de servicios como los teléfonos, las tarjetas de crédito, aprendí a diferir algunos de esos pagos para cumplir con los que se vencían más cercanos, aprendí a usar las tarjetas al día siguiente del corte y así ganarme días adicionales de crédito, aprendí a llamar a los acreedores y negociar pagos fragmentados de los servicios; en fin, aprendí a manejar las finanzas de mi negocio, a saber cuánto me costaba cada minuto de operación, aprendí en qué se iba el grueso del dinero y cómo podía reducir costos, aprendí a manejar el flujo de caja para mantener mi negocio en operación en medio de las profundas restricciones de efectivo que estábamos pasando.

Lo que no tuve tiempo de aprender entonces y que nos costó muy caro fue la parte tributaria. Como muchos de quienes leen imaginarán y algunos otros sabrán los impuestos en EE.UU. revisten procesos de una estricta formalidad donde los detalles deben ser cuidados y observados para evitar costosas penalidades. Estoy seguro que de haber contratado a un CPA no hubiera tenido que pagar los más de $35 mil en multas que me tomaron por sorpresa tres años más tarde y los cuales por supuesto pagué en su totalidad gracias a otra cosa que aprendí, a conversar con el IRS. Mientras la mayoría de mis colegas fundadores salen corriendo a buscar a un abogado y un contador cuando les llega un aviso del IRS, yo leía las cartas que me enviaban y los llamaba, conversaba con los agentes y les explicaba nuestra situación llegando así a acuerdos de pago que si bien costosos en términos de intereses y penalidades, nos permitieron seguir operando la empresa y seguir creciendo. Nunca olvidaré una oportunidad cuando luego de semanas de negociaciones me tocó ir a una oficina del IRS a firmar el convenio de pago que me habían aprobado. El protocolo de acceso a la institución, lo frugal del mobiliario, la actitud de “business as usual” del agente que me atendió dejó en mí una impresión muy lejana de lo que imaginaba y salí viendo a Rentas Internas como un proveedor más, uno duro para cobrar y al que debía mantener al día para evitar costos mayores pero no un monstruo que quiere que yo quiebre sino un actor más en el proceso empresarial.

Como verán mi experiencia llevando yo mismo como fundador las finanzas de la empresa ha tenido algunos aspectos positivos y otros negativos. Por un lado el aprender en qué se va cada centavo nos ha dado una fortaleza increíble al negociar con proveedores, trabajadores y clientes ya que conozco cuánto nos cuesta cada movimiento que se hace en la compañía. Por otro lado mi inexperiencia y descuido con el IRS no sólo me costó dinero de la empresa sino además fondos personales cuando fui penalizado con una modalidad llamada “Trust Fund Penalty”; esos costos no hubieran estado allí de haber contratado a un CPA.

En resumen recomiendo a los fundadores y emprendedores que leen estas líneas que busquen una perspectiva mixta para las finanzas de su empresa. Conozcan todos sus costos e ingresos hasta el más mínimo detalle, ello les será de gran utilidad no solo al conversar con potenciales inversionistas sino en la toma de decisiones a medida que el negocio crece. Simultáneamente busquen el apoyo de un profesional de las finanzas que garantice que no se les escapen formalidades y detalles que ellos manejan mejor que nosotros, eso sí, y no olviden nunca que el negocio es suyo y no deben dejar que las decisiones las maneje alguien externo, escúchenlos, aprendan de ellos pero tomen ustedes sus decisiones.